• 組織の再編時、社員の異動・退職時に十分な引き継ぎができない
• 過去の書類を参照したい時、目的の文書がすぐに取り出せない
• 重要文書と一般文書が無差別に保管され、セキュリティ上問題がある
• 保有文書のリストがなく、どの文書をどこに何年保存しているのか、わからない
• オフィス内の文書を定量管理して、保管にかかるスペースコストを削減したい
• 災害時のリスクから、自社の情報資産を確実に守りたい

• 文書の保管費が増加傾向にある
• 秘密情報を誰でも許可なく持ち出せる
• 情報の取り出しに時間がかかる
• 社外秘の文書を紛失したことがある
• 個人情報の管理は担当者任せ
• 重要文書のデータバックアップができていない

各部署のキャビネットレイアウト、保有文書の種類、タイトルのつけ方、書類の綴り方など文書管理の実態に関するヒアリング調査を行います。現状の文書管理における課題、問題点を洗い出し、今後の改善策や基本計画を提案します。

• レイアウト調査
• 文書量計測
• ヒアリング調査
• 基本計画の立案
• 全体スケジュールの作成
• 御見積書の提出　など

組織が保有する文書をリスト化し、基本項目を登録します。管理運用上の全てのプロセスを可視化し、組織全体の情報資産とすることで、文書の有効活用を促進します。

業務効率化

紙文書を電子化し、検索インデックスなどを付与することで、情報の検索や閲覧が容易になります。
ネットワークやシステムを介せば遠隔拠点でも共有や同時利用が可能ですので、業務でよく参照する資料を電子化することで、業務効率が格段に向上します。なお、e-文書法に基づくBPOにも対応しております。

リスク軽減

複数拠点での分散管理やバックアップデータの生成が可能になります。

コスト削減

電子化後、保存義務がない紙文書を廃棄することで、スペースコストなどが削減できます。